!Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου - SharePoint Foundation 2010


!!Εισαγωγή
!!!Επιτελική Σύνοψη
Το σύστημα «Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο για τον SharePoint 2010» σχεδιάστηκε και υλοποιήθηκε με στόχο να καλύψει τις ανάγκες δημόσιων αλλά και ιδιωτικών οργανισμών για τήρηση βιβλίου πρωτοκόλλου εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων. Παρέχει όλες τις απαραίτητες υποδομές για την αυτόματη αρίθμηση εγγράφων, αποθήκευση και αναζήτηση αυτών. Επιπλέον με χρήση χαρακτηριστικών της πλατφόρμας του SharePoint οι χρήστες του συστήματος μπορούν να διαχειριστούν και τον κύκλο ζωής ενός εγγράφου είτε όταν αυτό μπαίνει στον οργανισμό (εισερχόμενα) ή όταν αυτό προετοιμάζεται για να αποσταλεί από τον οργανισμό (εξερχόμενα).
Το «Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου για τον SharePoint 2010» είναι λογισμικό ανοικτού κώδικα και είναι διαθέσιμο στο codeplex στην τοποθεσία «http://protocol4sps.codeplex.com/». Το σύστημα υλοποιήθηκε για την πλατφόρμα Microsoft SharePoint Foundation και είναι απόλυτα συμβατό και με SharePoint Server 2010. Η πρώτη έκδοση του συστήματος είναι διαθέσιμη στην ελληνική και αγγλική γλώσσα αλλά εύκολα μπορεί να προσαρμοστεί και για άλλες.
!!!Σε ποιόν απευθύνεται ?
Απευθύνεται σε δημόσιους αλλά και ιδιωτικούς οργανισμούς, κάθε μεγέθους που αναζητούν τρόπους να βελτιστοποιήσουν τις εσωτερικές τους διαδικασίες / διεργασίες και να μεγιστοποιήσουν τα αποτελέσματα από υφιστάμενες υποδομές και πόρους.

!*Ορολογία
!!Πρωτόκολλο
Όπως είναι γνωστό το «πρωτόκολλο» είναι μια κλασσική και τυποποιημένη διαδικασία για την διαχείριση εγγράφων στις Δημόσιες Υπηρεσίες. Πρόκειται για ένα σύνολο δραστηριοτήτων με τις οποίες τα δημόσια έγγραφα συλλέγονται, καταγράφονται και διανέμονται στους αντίστοιχους αποδέκτες. Με σχετική εγκύκλιο το Υπουργείο Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (ΔΙΑΔΠ37563/19-2-01) έθεσε ως στόχο την αντικατάσταση του χειρόγραφου συστήματος πρωτοκόλλου με το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο σε όλους τους φορείς του Δημοσίου, δηλαδή σε όλα τα Υπουργεία, τις Γενικές Γραμματείες, τις Περιφέρειες και τις Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις καθώς και του Δήμους.
!!SharePoint Foundation 2010
Το SharePoint Foundation 2010 παρέχει μια ευέλικτη πλατφόρμα για την ανάπτυξη προσαρμοσμένων επιχειρηματικών λύσεων. Το SharePoint διευκολύνει την δημιουργία εφαρμογών Web και σεναρίων ροών εργασιών με στόχο την βελτιστοποίηση των διαδικασιών μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Οι χρήστες έχουν την δυνατότητα να διαμορφώσουν ειδικές τοποθεσίες που προάγουν τη συνεργασία και εξασφαλίζουν αποτελέσματα. Επιπλέον, με τον SharePoint ο οργανισμός διατηρεί τον πλήρη έλεγχο όλων των λύσεων με προηγμένα εργαλεία κεντρικής διαχείρισης.
!!Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
!!Αριθμός Πρωτοκόλλου
!!Εισερχόμενα Έγγραφα
!!Εξερχόμενα Έγγραφα
!!Βιβλιοθήκη Εγγράφων
!!Λίστα


!Σχεδιασμός Συστήματος
!!Πλατφόρμα και Εργαλεία Ανάπτυξης
Η υλοποίηση του συστήματος έγινε στην πλατφόρμα SharePoint Foundation 2010. Η πλατφόρμα SharePoint είναι από τις πιο διαδομένες πλατφόρμες διαχείρισης εγγράφων και ανάπτυξης εφαρμογών Web. Ειδικότερα η έκδοση SharePoint Foundation παρέχεται δωρεάν σαν πρόσθετο χαρακτηριστικό του λειτουργικό συστήματος εξυπηρετητών Windows Server 2008. Δηλαδή οποιοσδήποτε οργανισμός έχει εξυπηρετητή Windows server 2008 μπορεί να ενεργοποιήσει τον SharePoint Foundation 2010 και να αποκτήσει άμεσα ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και συνεργασίας των στελεχών του.
Με το SharePoint 2010, μια ομάδα ανάπτυξης μπορεί να δημιουργήσει προσαρμοσμένες εφαρμογές και στοιχεία που ανταποκρίνονται άμεσα στις ανάγκες ενός οργανισμού. Με οικεία εργαλεία ανάπτυξης μπορεί εύκολα να δημιουργήσει τμήματα Web, τύπους εξωτερικού περιεχομένου και δραστηριότητες ροής εργασιών για τις λύσεις SharePoint. Παρέχει ένα πλήρες API με δυνατότητες επέκτασης. Η ανάπτυξη της λύσης έγινε εξ’ ολοκλήρου με το Microsoft Visual Studio 2010. To Visual Studio 2010 παρέχει μια ολοκληρωμένη σειρά εργαλείων και πρότυπα λύσεων. Τα εργαλεία αυτά επιτρέπουν την γρήγορη σχεδίαση και δημιουργία πακέτων στο πλαίσιο των λύσεων SharePoint 2010.
Περισσότερες πληροφορίες για τον SharePoint Foundation 2010 μπορείτε να βρείτε στην διεύθυνση: url:http://sharepoint.microsoft.com/el-gr/product/Related-Technologies/Pages/SharePoint-Foundation.aspx.
Περισσότερες πληροφορίες για ανάπτυξη εφαρμογών στον SharePoint Foundation 2010 μπορείτε να βρείτε στην διεύθυνση: url:http://sharepoint.microsoft.com/el-gr/product/Related-Technologies/Pages/SharePoint-Foundation.aspx.


!Λειτουργικά Χαρακτηριστικά
!!Περιβάλλον Χρήστη
Με την εγκατάσταση του SharePoint Foundation οι χρήστες διαχειριστές εύκολα μπορούν να δημιουργήσουν μια τοποθεσία συνεργασίας για τα στελέχη ενός τμήματος ή ολόκληρου του οργανισμού. Με την ενεργοποίηση της λύσης «Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο» στην αρχική σελίδα εμφανίζονται αυτομάτως σύνδεσμοι οι οποίοι οδηγούν στις βιβλιοθήκες και λίστες του πρωτοκόλλου.
Η παρακάτω εικόνα είναι από μια τυπική τοποθεσία συνεργασίας ομάδας του SharePoint που έχουμε ενεργοποιήσει την λύση του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.


Εικόνα 1 – Αρχική Σελίδα – Επιλογές Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου.
Στο αριστερά τμήμα – στην περιοχή που ονομάζεται επίσης «Γρήγορη Εκκίνηση» οι χρήστες ανάλογα με τα δικαιώματα που έχουν, έχουν πρόσβαση σε συνδέσμους για την βιβλιοθήκη εγγράφων εισερχομένων, την βιβλιοθήκη εγγράφων εξερχομένων καθώς και σε διάφορες λίστες που απαιτούνται για την λειτουργία της λύσης όπως : Επαφές, Ενέργειες, Τμήματα και Οργανωτικές Μονάδες κτλ. οι οποίες αναλύονται παρακάτω. Με εξαίρεση την περιοχή «3» οι επιλογές στην «Γρήγορη Εκκίνηση» ενεργοποιούνται αυτόματα, ενώ η περιοχή «3» ενεργοποιήθηκε από τον χρήστη και αποτελεί ένα web τμήμα (web part) το οποίο επιτρέπει στους χρήστες να έχουν άμεση πρόσβαση στις εργασίες δρομολόγησης ή έγκρισης εγγράφων του πρωτόκολλου.
Βιβλιοθήκη Εισερχομένων
Η επιλογή «Εισερχόμενα έγγραφα» αποτελεί το κεντρικό σημείο καταχώρησης εισερχομένων εγγράφων. Το κάθε εισερχόμενο έγγραφο εκτός από τον αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία εισαγωγής κτλ. χαρακτηρίζεται και από διάφορα μεταδεδομένα, τα οποία επιτρέπουν στους χρήστες να τα αναζητήσουν γρήγορα, να εξάγουν αναφορές αλλά επιπλέον αν το επιθυμούν να χτίσουν κανόνες και επιχειρησιακές λογικές για την περαιτέρω δρομολόγηση αυτών.

Εικόνα 2 – Λίστα Εισερχομένων Εγγράφων.
Οι κολώνες που εμφανίζονται στην λίστα είναι παραμετρικές και μπορεί ο κάθε χρήστης με τα κατάλληλα δικαιώματα να διαμορφώσει την προβολή όπως αυτός την επιθυμεί. Για το κάθε εισερχόμενο έγγραφο όπως αναφέραμε παραπάνω ο χρήστης πρέπει να εισάγει υποχρεωτικά τον τρόπο διακίνησης (δηλαδή τον τρόπο που έλαβε το έγγραφο), τα στοιχεία του αποστολέα (Λίστα Επαφών), τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του Αποστολέα, την κατηγορία και υποκατηγορία εγγράφου, σχόλια κτλ.

Εικόνα 3 - Λίστα Εισερχομένων Εγγράφων – Καρτέλα Εισερχόμενου Εγγράφου
Με την αποθήκευση του εγγράφου αυτόματα παράγεται και ο αριθμός πρωτοκόλλου εισερχομένου. Η μορφή του κωδικού είναι παραμετρική και καθορίζεται από τον διαχειριστή του συστήματος. (βλ. Παράμετροι Συστήματος)
Ροές Εργασιών
Με την συγκεκριμένη βιβλιοθήκη εγγράφων έχουμε υλοποιήσει και συσχετίσει όπως φαίνεται και από την εικόνα 4, μια ροή εργασίας. Η ροή αυτή επιτρέπει σε έναν κεντρικό χρήστη «router” να επιλέγει το τμήμα το οποίο θα πρέπει να διεκπεραιώσει τις σχετικές με το έγγραφο εργασίες. Αυτόματα με την εισαγωγή του εγγράφου δημιουργήθηκε μια εργασία τύπου «Εργασίες Απόδοσης Πρωτοκόλλου» για τον χρήστη “router”. Η ροή αυτή δεν είναι υποχρεωτική. Επιπλέον για την συγκεκριμένη λίστα ο χρήστης διαχειριστής επιλέγει αν η ροή θα ξεκινάει αυτόματα με την εισαγωγή ενός εγγράφου ή όχι. Στο συγκεκριμένο σενάριο έχουμε επιλέξει να ξεκινάει αυτόματα.

Εικόνα 4 - Λίστα Εισερχομένων Εγγράφων – Παράμετροι Ροών Εργασιών
Η ροη εργασίας είναι προαιρετική και η ροή δεν επηρεάζει την λειτουργία απόδοσης αριθμού πρωτοκόλλου. Παράλληλα με αυτή την ροή μπορούν να εκτελεστούν και άλλες παράλληλα. Ουσιαστικά με αυτή την ροή ο χρήστης διαχειριστής επιλέγει το τμήμα στο οποίο πρέπει να κοινοποιηθεί το κάθε έγγραφο όπως φαίνεται στην εικόνα 5.

Εικόνα 4 - Λίστα Εισερχομένων Εγγράφων –Ροή Εργασίας – Στοιχεία Πρωτοκόλλου Εισερχομένου Εγγράφου – Ανάθεση σε τμήμα.
Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να δει τα μεταδεδομένα του έγγραφου καθώς και το έγγραφο το ίδιο και να το αναθέσει σε κάποιο από τα τμήματα του οργανισμού. Επιλέγει το τμήμα ή οργανωτική μονάδα που θέλει να το προωθήσει και πατάει το κουμπί «Ανάθεση».
Αυτή η ενέργεια δημιουργεί αυτόματα μια ενέργεια για τον προκαθορισμένο «Διευθυντή» του τμήματος.

Εικόνα 5 - Στοιχεία Πρωτοκόλλου Εισερχομένου Εγγράφου – Ανάθεση σε τμήμα.
Ο «Διευθυντής» του εκάστοτε τμήματος είναι παράμετρος που ορίζεται στα στοιχεία της λίστας με τα τμήματα του οργανισμού (βλ. Λίστες). Ο «Διευθυντής» μπορεί είτε να αποδεχτεί την εργασία (δηλαδή να αναλάβει να διεκπεραιώσει την σχετική εργασία), να την επιστρέψει στο κεντρικό διαχειριστή (“router”) γιατί θεωρεί ότι από λάθος έγινε ανάθεση στο τμήμα του ή να την αναθέσει σε κάποιο συνάδελφο του για να την διεκπεραιώσει. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία της αποδοχής ή της ανάθεσης ο χρήστης που έχει αναλάβει το αίτημα όταν ολοκληρώσει τις σχετικές εργασίες έχει πλέον την επιλογή να «Ολοκληρώσει την ενέργεια», να ολοκληρώσει την ροή δηλαδή όπως φαίνεται στην εικόνα 6.

Εικόνα 6 - Στοιχεία Πρωτοκόλλου Εισερχομένου Εγγράφου – Τελικό στάδιο ροής εισερχομένων – Ολοκλήρωση ενέργειας.
Ανά πάσα στιγμή ο κεντρικός διαχειριστής (“router”) ή ο οποιοσδήποτε χρήστης με τα κατάλληλα δικαιώματα από την κεντρική λίστα εισερχομένων μπορεί να δει σε ποιο στάδιο βρίσκεται το εκάστοτε έγγραφο και αν χρειάζεται να παρέμβει.

Βιβλιοθήκη Εξερχομένων
Ροές Εργασιών
Επαφές Πρωτοκόλλου
Λίστες
Παράμετροι Συστήματος
Απαιτήσεις Υποδομών και συστημάτων
Για την εγκατάσταση ενός περιβάλλοντος SharePoint Foundation 2010, η υποδομή σας πρέπει να έχει τις παρακάτω ελάχιστες προδιαγραφές:

• Windows Server® 2008 64-bit operating system with SP2 or later, OR Windows Server 2008 R2 64-bit
• Microsoft SQL Server® 2005 64-bit with SP2, SQL Server 2005 Express 64-bit, SQL Server 2008 64-bit or SQL Server 2008 Express 64-bit
• Microsoft .NET Framework 3.5 with SP1 installed

Level 1 Internet browser options for Windows:
• Windows Internet Explorer® 7 32-bit
• Windows Internet Explorer 8 32-bit
• Firefox 3.x 32-bit

Level 2 Internet browser options:
• Windows Internet Explorer 7 64-bit
• Windows Internet Explorer 8 64-bit
• Firefox 3.x on non-Windows operating system
• Safari 3.x

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις του SharePoint Foundation 2010 μπορείτε να βρείτε στην διεύθυνση:
Όρια και Περιορισμοί
Το SharePoint 2010 υποστηρίζει πολύ μεγάλες λίστες και βιβλιοθήκες. Ο ακόλουθος πίνακας συνοψίζει τις προδιαγραφές και τους περιορισμούς για τις λίστες και τις βιβλιοθήκες που περιέχουν πολλά στοιχεία.
Δυνατότητα Μέγιστο όριο
Αριθμός στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη 50 εκατομμύρια

Μέγεθος μεμονωμένου στοιχείου αρχείου ή επισύναψης στοιχείου 2 Gigabyte

Όπως μπορείτε να δείτε, μπορείτε να αποθηκεύσετε πολλά δεδομένα και αρχεία σε λίστες και βιβλιοθήκες. Όμως, εάν ένα ερώτημα ή μια λειτουργία της βάσης δεδομένων υπερβαίνει έναν περιορισμό ή ένα όριο πόρων, ενδέχεται να μην σας επιτραπεί η εκτέλεση αυτής της λειτουργίας επειδή η προσπέλαση τόσο πολλών στοιχείων μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τους υπόλοιπους χρήστες της τοποθεσίας. Ευτυχώς, υπάρχει ένα σύνολο από απλές στρατηγικές και βασικές δυνατότητες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων, χωρίς να υπερβείτε αυτούς τους περιορισμούς και τα όρια. Όλοι οι χρήστες μπορούν να υπερβούν το όριο για συγκεκριμένο χρονικό περιθώριο και με κατάλληλη άδεια μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα υψηλότερο όριο μέσω κώδικα.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα όρια και τους περιορισμούς του SharePoint μπορείτε να βρείτε εδώ : http://office.microsoft.com/el-gr/sharepoint-foundation-help/HA010377496.aspx

Last edited Jul 18, 2011 at 5:17 PM by heat_it, version 1

Comments

No comments yet.