Περιβάλλον Χρήστη

Με την εγκατάσταση του SharePoint Foundation οι χρήστες διαχειριστές εύκολα μπορούν να δημιουργήσουν μια τοποθεσία συνεργασίας για τα στελέχη ενός τμήματος ή ολόκληρου του οργανισμού. Με την ενεργοποίηση της λύσης «Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο» στην αρχική σελίδα εμφανίζονται αυτομάτως σύνδεσμοι οι οποίοι οδηγούν στις βιβλιοθήκες και λίστες του πρωτοκόλλου.

Η παρακάτω εικόνα είναι από μια τυπική τοποθεσία συνεργασίας ομάδας του SharePoint που έχουμε ενεργοποιήσει την λύση του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.


Εικόνα 1 – Αρχική Σελίδα – Επιλογές Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου.

Στο αριστερά τμήμα – στην περιοχή που ονομάζεται επίσης «Γρήγορη Εκκίνηση» οι χρήστες ανάλογα με τα δικαιώματα που έχουν, έχουν πρόσβαση σε συνδέσμους για την βιβλιοθήκη εγγράφων εισερχομένων, την βιβλιοθήκη εγγράφων εξερχομένων καθώς και σε διάφορες λίστες που απαιτούνται για την λειτουργία της λύσης όπως : Επαφές, Ενέργειες, Τμήματα και Οργανωτικές Μονάδες κτλ. οι οποίες αναλύονται παρακάτω. Με εξαίρεση την περιοχή «3» οι επιλογές στην «Γρήγορη Εκκίνηση» ενεργοποιούνται αυτόματα, ενώ η περιοχή «3» ενεργοποιήθηκε από τον χρήστη και αποτελεί ένα web τμήμα (web part) το οποίο επιτρέπει στους χρήστες να έχουν άμεση πρόσβαση στις εργασίες δρομολόγησης ή έγκρισης εγγράφων του πρωτόκολλου.

Βιβλιοθήκη Εισερχομένων

Η επιλογή «Εισερχόμενα έγγραφα» αποτελεί το κεντρικό σημείο καταχώρησης εισερχομένων εγγράφων. Το κάθε εισερχόμενο έγγραφο εκτός από τον αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία εισαγωγής κτλ. χαρακτηρίζεται και από διάφορα μεταδεδομένα, τα οποία επιτρέπουν στους χρήστες να τα αναζητήσουν γρήγορα, να εξάγουν αναφορές αλλά επιπλέον αν το επιθυμούν να χτίσουν κανόνες και επιχειρησιακές λογικές για την περαιτέρω δρομολόγηση αυτών.


Εικόνα 2 – Λίστα Εισερχομένων Εγγράφων.

Οι κολώνες που εμφανίζονται στην λίστα είναι παραμετρικές και μπορεί ο κάθε χρήστης με τα κατάλληλα δικαιώματα να διαμορφώσει την προβολή όπως αυτός την επιθυμεί. Για το κάθε εισερχόμενο έγγραφο όπως αναφέραμε παραπάνω ο χρήστης πρέπει να εισάγει υποχρεωτικά τον τρόπο διακίνησης (δηλαδή τον τρόπο που έλαβε το έγγραφο), τα στοιχεία του αποστολέα (Λίστα Επαφών), τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του Αποστολέα, την κατηγορία και υποκατηγορία εγγράφου, σχόλια κτλ.


Εικόνα 3 - Λίστα Εισερχομένων Εγγράφων – Καρτέλα Εισερχόμενου Εγγράφου

Με την αποθήκευση του εγγράφου αυτόματα παράγεται και ο αριθμός πρωτοκόλλου εισερχομένου. Η μορφή του κωδικού είναι παραμετρική και καθορίζεται από τον διαχειριστή του συστήματος. (βλ. Παράμετροι Συστήματος)

Ροές Εργασιών Εισερχομένων Εγγράφων
Στην συγκεκριμένη βιβλιοθήκη εγγράφων έχουμε υλοποιήσει και συσχετίσει όπως φαίνεται και από την εικόνα 4, μια ροή εργασίας. Η ροή αυτή επιτρέπει σε έναν κεντρικό χρήστη «router” να επιλέγει το τμήμα το οποίο θα πρέπει να διεκπεραιώσει τις σχετικές με το έγγραφο εργασίες. Αυτόματα με την εισαγωγή του εγγράφου δημιουργήθηκε μια εργασία τύπου «Εργασίες Απόδοσης Πρωτοκόλλου» για τον χρήστη “router”. Η ροή αυτή δεν είναι υποχρεωτική. Επιπλέον για την συγκεκριμένη λίστα ο χρήστης διαχειριστής επιλέγει αν η ροή θα ξεκινάει αυτόματα με την εισαγωγή ενός εγγράφου ή όχι. Στο συγκεκριμένο σενάριο έχουμε επιλέξει να ξεκινάει αυτόματα.


Εικόνα 4 - Λίστα Εισερχομένων Εγγράφων – Παράμετροι Ροών Εργασιών

Η ροη εργασίας είναι προαιρετική και η ροή δεν επηρεάζει την λειτουργία απόδοσης αριθμού πρωτοκόλλου. Παράλληλα με αυτή την ροή μπορούν να εκτελεστούν και άλλες παράλληλα. Ουσιαστικά με αυτή την ροή ο χρήστης διαχειριστής επιλέγει το τμήμα στο οποίο πρέπει να κοινοποιηθεί το κάθε έγγραφο όπως φαίνεται στην εικόνα 5.


Εικόνα 4 - Λίστα Εισερχομένων Εγγράφων –Ροή Εργασίας – Στοιχεία Πρωτοκόλλου Εισερχομένου Εγγράφου – Ανάθεση σε τμήμα.

Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να δει τα μεταδεδομένα του έγγραφου καθώς και το έγγραφο το ίδιο και να το αναθέσει σε κάποιο από τα τμήματα του οργανισμού. Επιλέγει το τμήμα ή οργανωτική μονάδα που θέλει να το προωθήσει και πατάει το κουμπί «Ανάθεση».
Αυτή η ενέργεια δημιουργεί αυτόματα μια ενέργεια για τον προκαθορισμένο «Διευθυντή» του τμήματος.


Εικόνα 5 - Στοιχεία Πρωτοκόλλου Εισερχομένου Εγγράφου – Ανάθεση σε τμήμα.

Ο «Διευθυντής» του εκάστοτε τμήματος είναι παράμετρος που ορίζεται στα στοιχεία της λίστας με τα τμήματα του οργανισμού (βλ. Λίστες). Ο «Διευθυντής» μπορεί είτε να αποδεχτεί την εργασία (δηλαδή να αναλάβει να διεκπεραιώσει την σχετική εργασία), να την επιστρέψει στο κεντρικό διαχειριστή (“router”) γιατί θεωρεί ότι από λάθος έγινε ανάθεση στο τμήμα του ή να την αναθέσει σε κάποιο συνάδελφο του για να την διεκπεραιώσει. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία της αποδοχής ή της ανάθεσης ο χρήστης που έχει αναλάβει το αίτημα όταν ολοκληρώσει τις σχετικές εργασίες έχει πλέον την επιλογή να «Ολοκληρώσει την ενέργεια», να ολοκληρώσει την ροή δηλαδή όπως φαίνεται στην εικόνα 6.


Εικόνα 6 - Στοιχεία Πρωτοκόλλου Εισερχομένου Εγγράφου – Τελικό στάδιο ροής εισερχομένων – Ολοκλήρωση ενέργειας.

Ανά πάσα στιγμή ο κεντρικός διαχειριστής (“router”) ή ο οποιοσδήποτε χρήστης με τα κατάλληλα δικαιώματα από την κεντρική λίστα εισερχομένων μπορεί να δει σε ποιο στάδιο βρίσκεται το εκάστοτε έγγραφο και αν χρειάζεται να παρέμβει.




Last edited Jul 18, 2011 at 6:16 PM by heat_it, version 1

Comments

No comments yet.